Regelverket kring hållbarhetsrapportering förändras snabbt, och många företag behöver nu bedöma om de omfattas av krav enligt EU:s nya direktiv. Om du vill förstå grunderna i vad en hållbarhetsrapport innebär och hur den tas fram, är det klokt att börja med att reda ut vilka verksamheter som faktiskt berörs.

Frågan vilka företag måste göra en hållbarhetsrapport är därför inte bara relevant för stora börsbolag, utan också för många medelstora företag och koncerner som påverkas indirekt genom kundkrav, finansiering och leverantörsled. Nedan går vi igenom vilka företag som omfattas, vad som gäller i praktiken och hur du bör tänka framåt.

Vad är en hållbarhetsrapport?

En hållbarhetsrapport är en strukturerad redovisning av företagets påverkan på miljö, sociala förhållanden och styrning, ofta förkortat ESG. Den ska inte bara beskriva ambitioner och policys, utan också visa data, mål, risker och resultat som går att följa över tid.

Syftet är att skapa jämförbar, tillförlitlig och relevant information för investerare, kunder, banker, myndigheter och andra intressenter. I takt med att EU:s rapporteringskrav skärps blir hållbarhetsrapporteringen en del av den ordinarie finansiella informationsgivningen för allt fler företag.

Vilka företag måste göra en hållbarhetsrapport?

Det korta svaret är att kravet framför allt träffar företag som omfattas av EU:s CSRD-direktiv, alltså Corporate Sustainability Reporting Directive. I Sverige påverkar detta både noterade och onoterade företag, men exakt när och hur beror på företagets storlek, struktur och marknadsnotering.

1. Stora företag

Stora företag omfattas i första hand av de nya kraven. För att räknas som stort företag behöver bolaget normalt uppfylla minst två av tre kriterier under två på varandra följande räkenskapsår:

• fler än 250 anställda
• mer än 40 miljoner euro i nettoomsättning
• mer än 20 miljoner euro i balansomslutning

Det innebär att många svenska koncerner och etablerade bolag redan faller inom ramen för rapporteringsskyldigheten eller kommer att göra det när övergångsreglerna når dem. För dessa företag är hållbarhetsrapporteringen inte längre ett frivilligt hållbarhetsinitiativ, utan en formell del av årsredovisningen.

2. Företag noterade på reglerad marknad

Noterade bolag omfattas i regel också av rapporteringskraven, även om vissa undantag och övergångsbestämmelser kan gälla för mindre noterade företag. Fokus ligger på bolag vars aktier eller värdepapper handlas på reglerad marknad inom EU.

Här är syftet att ge marknaden likvärdig information om risker, klimatpåverkan, sociala frågor och bolagsstyrning. Investerare förväntar sig i dag att kunna jämföra företag över sektorer, och därför måste rapporteringen följa tydliga standarder.

3. Moderbolag i koncerner

Även moderbolag kan omfattas om koncernen som helhet når trösklarna för storlek. Det är viktigt eftersom rapporteringen ofta ska avse hela koncernen, inte bara ett enskilt dotterbolag. I praktiken behöver därför koncernledning, ekonomiavdelning och hållbarhetsfunktion samordna arbetet tidigt.

För många företag är det just koncernperspektivet som skapar komplexitet. Datainsamling från flera länder, olika system och varierande leverantörskedjor gör att förberedelserna behöver vara långsiktiga.

Vilka företag omfattas inte direkt, men påverkas ändå?

Alla företag behöver inte göra en egen hållbarhetsrapport enligt lag, men det betyder inte att de står utanför utvecklingen. Tvärtom påverkas många mindre bolag indirekt genom krav från större kunder, banker och upphandlare.

Mindre företag i leverantörsled

Mindre företag som levererar till större rapporteringsskyldiga bolag kommer ofta att behöva lämna data om utsläpp, arbetsvillkor, policyer, leverantörskedjor och riskhantering. Det gör att även företag som inte själva omfattas av lagkravet behöver bygga upp rutiner för hållbarhetsdata.

Det kan handla om allt från energiförbrukning och transporter till arbetsmiljö och inköpsrutiner. Den som kan leverera korrekt information snabbt får ofta en konkurrensfördel.

Familjeföretag och onoterade bolag

Många familjeföretag och onoterade bolag tror att de står utanför rapporteringskraven, men det är inte alltid så enkelt. Om bolaget är stort nog enligt tröskelvärdena kan kravet ändå gälla. Dessutom kan finansieringsvillkor och kundkrav göra att hållbarhetsrapporteringen blir affärskritisk även utan direkt lagkrav.

Det innebär att frågan Vilka företag måste göra en hållbarhetsrapport? ofta behöver besvaras utifrån både juridik och affärsstrategi, inte bara utifrån om företaget är börsnoterat eller inte.

Vad ska en hållbarhetsrapport innehålla?

En hållbarhetsrapport enligt de nya europeiska kraven ska vara betydligt mer detaljerad än en traditionell hållbarhetsredovisning. Den ska ge en rättvisande bild av företagets påverkan, risker och möjligheter, och byggas upp enligt fastställda rapporteringsstandarder.

Dubbel väsentlighet

Ett centralt begrepp är dubbel väsentlighet. Företaget ska både redovisa hur hållbarhetsfrågor påverkar verksamheten och hur verksamheten själv påverkar samhälle och miljö. Det betyder att rapporteringen måste omfatta både finansiella risker och faktisk påverkan.

ESRS-standarder

Rapporteringen ska i många fall följa ESRS, alltså European Sustainability Reporting Standards. Dessa standarder omfattar bland annat klimat, miljö, arbetskraft, mänskliga rättigheter, affärsetik och styrning. Kraven är detaljerade och kräver ofta samarbete mellan flera avdelningar.

Data, mål och åtgärder

För att rapporten ska vara trovärdig måste företaget visa mätbar data, tydliga mål och konkreta åtgärder. Det räcker inte att skriva att man ”arbetar med hållbarhet”. Man måste kunna visa hur utsläpp mäts, hur risker identifieras och vilka insatser som genomförts under året.

Vad gäller för företag som ännu inte omfattas?

Även om ditt företag inte är formellt rapporteringsskyldigt ännu, är det strategiskt klokt att förbereda sig. Kraven sprider sig ofta nedåt i leverantörskedjan och ofta snabbare än företag tror. Många organisationer upptäcker först sent att de saknar rutiner för datainsamling, ansvarsfördelning och dokumentation.

Ett bra första steg är att göra en enkel gap-analys: vilka data finns redan, vilka saknas och vem äger informationen? Det är också klokt att kartlägga vilka kunder och finansiärer som kan komma att kräva hållbarhetsdata inom kort.

För företag som vill börja med en mer lättillgänglig rapporteringsmodell kan en VSME-rapport för mindre företag vara ett relevant alternativ eller en bra förberedelse. Den kan hjälpa verksamheter att strukturera arbetet innan de omfattas av fulla CSRD-krav.

Så bedömer du om ditt företag omfattas

För att avgöra om just ditt företag måste göra en hållbarhetsrapport behöver du gå igenom några konkreta frågor:

• Är företaget stort enligt gällande storlekskriterier?
• Är bolaget noterat på reglerad marknad?
• Ingår företaget i en koncern där moderbolaget eller koncernen som helhet omfattas?
• Finns det branschspecifika eller avtalsmässiga krav från kunder, banker eller ägare?
• Behöver företaget rapportera som del av ett större koncernpaket?

Om svaret är ja på någon av dessa frågor är det dags att agera. Många företag väntar för länge och får då svårt att samla in historiska data i tid. Det leder i sin tur till högre kostnader, sämre kvalitet och större risk för brister i rapporteringen.

Vanliga misstag företag gör

Det vanligaste misstaget är att tro att hållbarhetsrapportering bara är en kommunikativ övning. I själva verket krävs datastyrning, intern kontroll och tydlig ansvarsfördelning. Ett annat vanligt misstag är att börja med design och formuleringar innan man har säkrat siffror och processer.

Företag underskattar också ofta tidsåtgången för att samla in information från hela organisationen och från externa leverantörer. Hållbarhetsrapportering är därför inte något som bör lämnas till slutet av bokslutsprocessen. Den måste byggas in i företagets löpande struktur.

Sammanfattning

Vilka företag måste göra en hållbarhetsrapport? Svaret är framför allt stora företag, vissa noterade bolag och koncerner som omfattas av EU:s CSRD-regler. Men även företag som inte träffas direkt påverkas av ökade krav genom kunder, banker och leverantörskedjor.

Det bästa sättet att förbereda sig är att tidigt kartlägga vilka regler som gäller för just din verksamhet, säkra datainsamling och börja bygga en hållbar rapporteringsprocess. Ju tidigare arbetet startar, desto enklare blir det att uppfylla kraven och använda hållbarhetsrapporteringen som ett affärsstöd snarare än en belastning.