En VSME-rapport är en strukturerad hållbarhetsrapport enligt EU:s frivilliga VSME-standard för små och medelstora företag. Syftet är att på ett proportionerligt sätt beskriva företagets viktigaste hållbarhetsfrågor utan att behöva rapportera enligt full CSRD- eller ESRS-nivå.

Många små och medelstora företag vill börja rapportera enligt VSME men tvekar kring vad som faktiskt måste ingå och hur detaljerad rapporten behöver vara för att upplevas som seriös, relevant och användbar. Den här artikeln ger en praktisk genomgång av vad en VSME-rapport ska innehålla och vilken detaljnivå som är rimlig i praktiken.

Vad ska ingå i en VSME-rapport? Översikt

En VSME-rapport ska vara strukturerad men proportionerlig. I de flesta fall innehåller rapporten följande huvuddelar:

• Företagsinformation
• Förenklad väsentlighetsbedömning
• Miljö och klimat
• Sociala frågor
• Styrning, etik och ansvar
• Mål och planerade åtgärder

Alla delar behöver inte vara lika omfattande. Ambitionsnivån ska alltid anpassas efter företagets storlek, verksamhet och faktiska påverkan.

Syftet med en VSME-rapport

Syftet med en VSME-rapport är att skapa struktur, transparens och trovärdighet i företagets hållbarhetsarbete. Rapporten ska fungera som ett praktiskt underlag i dialoger med kunder, upphandlare, banker och andra intressenter som efterfrågar hållbarhetsinformation, men utan att kräva full CSRD- eller ESRS-nivå.

För små och medelstora företag handlar rapporteringen inte om att uppfylla formella lagkrav, utan om att visa ansvarstagande på ett begripligt och konsekvent sätt. En bra VSME-rapport ska hjälpa både externa mottagare och företaget självt att förstå vilka hållbarhetsfrågor som är mest relevanta.

Grundläggande struktur i en VSME-rapport

Även om VSME är flexibel bygger rapporteringen på en tydlig struktur. Det gör rapporten lättare att läsa, förstå och vidareutveckla över tid. En typisk VSME-rapport innehåller följande delar:

• företagsinformation
• väsentlighetsbedömning
• miljö och klimat
• sociala frågor
• styrning och ansvar
• mål och planerade åtgärder

Alla delar behöver inte vara lika omfattande. Ambitionsnivån ska alltid anpassas efter företagets storlek, verksamhet och påverkan.

Företagsinformation

Rapporten bör inledas med en kort beskrivning av företaget. Syftet är att ge läsaren rätt sammanhang för resten av innehållet.

Här bör framgå vad företaget gör, i vilken bransch det verkar, hur många anställda som finns och var verksamheten bedrivs. En kort beskrivning av affärsmodellen räcker långt så länge den är tydlig.

Väsentlighetsbedömning på rätt nivå

VSME kräver inte en omfattande dubbel väsentlighetsanalys, men företaget ska ändå visa att det har gjort medvetna prioriteringar. Det handlar om att identifiera vilka hållbarhetsfrågor som är mest relevanta för verksamheten.

I praktiken räcker det ofta att välja ut ett begränsat antal områden, till exempel klimatpåverkan, energianvändning, arbetsmiljö eller affärsetik, och kort beskriva varför dessa är viktiga. Underlaget kan bygga på interna diskussioner, kundkrav eller branschförutsättningar.

Miljö och klimat

Miljö- och klimatdelen är ofta central i en VSME-rapport. För små företag handlar detta sällan om avancerade beräkningar, utan om att tydligt redovisa de mest relevanta utsläppskällorna.

Vanligt innehåll är energianvändning, tjänsteresor, transporter och en översiktlig uppskattning av klimatpåverkan. Det är viktigt att vara tydlig med vad som ingår i beräkningarna och vilka antaganden som gjorts. Transparens är viktigare än exakthet.

Hur detaljerad ska klimatdelen vara?

Många små företag gör misstaget att bli för detaljerade. För VSME räcker det ofta med sammanfattande siffror per år, kompletterade med en kort förklaring av hur de tagits fram.

Det är bättre att ha konsekventa uppskattningar som går att upprepa över tid än exakta siffror som inte kan följas upp. Rapporteringen ska vara möjlig att underhålla år efter år.

Sociala frågor

Den sociala delen beskriver hur företaget tar ansvar för sina medarbetare. För många små företag är detta ett område där man redan arbetar aktivt, även om det inte alltid dokumenterats tidigare.

Vanliga ämnen är arbetsmiljö, hälsa och säkerhet, jämställdhet, inkludering och kompetensutveckling. Ofta räcker beskrivande text kombinerad med några enkla nyckeltal eller exempel.

Styrning, etik och ansvar

I styrningsdelen beskriver företaget hur hållbarhetsarbetet organiseras. För små företag behöver detta inte vara formellt eller komplext.

Det kan handla om vem som har ansvar för hållbarhetsfrågor, vilka grundläggande riktlinjer som finns och hur företaget arbetar med affärsetik och riskhantering. Tydlighet är viktigare än dokumentmängd.

Mål och åtgärder

En VSME-rapport bör alltid innehålla ett framåtblickande avsnitt. Här beskriver företaget vilka mål som satts upp och vilka åtgärder som planeras för att förbättra hållbarhetsarbetet.

Målen behöver inte vara långsiktiga eller detaljerade från start. Det viktiga är att de är realistiska och kopplade till de områden som bedömts som mest relevanta.

Hur lång ska en VSME-rapport vara?

Det finns ingen fast längd för en VSME-rapport. För många små företag hamnar rapporten på mellan fem och femton sidor, beroende på verksamhetens komplexitet.

En bra tumregel är att rapporten ska vara så omfattande att den besvarar de vanligaste hållbarhetsfrågorna från kunder och andra intressenter, men inte mer detaljerad än nödvändigt.

Vanliga misstag i en VSME-rapport att undvika

Ett vanligt misstag är att försöka efterlikna stora bolags rapporter. Det leder ofta till onödigt långa dokument med låg relevans. Andra vanliga problem är brist på struktur, siffror utan förklaring och en för hög ambitionsnivå från början.

VSME är utformad för att undvika dessa fallgropar genom fokus på proportionalitet och relevans.

Hur Klimatio kan hjälpa

Klimatio är utvecklat för små och medelstora företag som vill rapportera enligt VSME på ett enkelt och strukturerat sätt. Plattformen guidar användaren genom vilka delar som ska ingå, vilken data som behövs och hur rapporten byggs upp steg för steg.

Genom att utgå från VSME-standarden och anpassa rapporteringen efter företagets verkliga förutsättningar blir arbetet både effektivt och hållbart över tid.

Sammanfattning

En VSME-rapport ska vara tydlig, proportionerlig och anpassad efter företagets verksamhet. Den bör innehålla grundläggande företagsinformation, en förenklad väsentlighetsbedömning, relevanta miljö- och sociala uppgifter samt tydliga mål framåt.

Genom att börja enkelt och utveckla rapporten successivt kan små företag använda VSME som ett praktiskt verktyg för både hållbarhetsarbete och affärsutveckling.