Klimatdata har blivit en central del av modern hållbarhetsrapportering. Oavsett om ett företag följer en enkel hållbarhetsmodell, VSME eller mer avancerade standarder som ESRS behöver man ha en grundläggande förståelse för sin klimatpåverkan.
För små företag är detta ofta en utmaning eftersom man inte har dedikerade hållbarhetsresurser eller avancerade system. Samtidigt efterfrågar kunder, upphandlare och banker allt oftare information om energianvändning, resor, utsläpp och andra klimatrelaterade frågor.
Den här guiden är skapad för att göra klimatdata begripligt och hanterbart för små och medelstora företag. Den beskriver vilka typer av data som behövs, hur man samlar in informationen, hur man organiserar arbetet och varför klimatdata är viktig även för företag som inte omfattas av lagkrav. Målet är att ge en tydlig och praktiskt användbar process som fungerar oavsett bransch och verksamhetsstorlek.
Varför är klimatdata viktigt?
Det finns flera skäl till att klimatdata blir allt viktigare för små företag. Det första handlar om förväntningar från kunder. Stora företag som omfattas av CSRD behöver rapportera detaljerat om sin klimatpåverkan, inklusive utsläpp i hela värdekedjan. Det innebär att de måste fråga sina leverantörer om energi, resor, transporter och inköp. Även små företag är därför en del av rapporteringskedjan.
Det andra skälet är konkurrenskraft. Upphandlingar och avtal innehåller allt oftare hållbarhetskrav. Företag som kan lämna strukturerad klimatdata ligger bättre till än de som inte kan.
Det tredje skälet är kostnadsbesparingar. Att mäta energi, resor och resurser gör det möjligt att hitta ineffektiviteter och minska kostnader.
Det fjärde skälet är riskhantering. Klimatrelaterade risker kan påverka försäkringar, energipriser, leveranskedjor och långsiktig affärsplanering. Genom att ha koll på klimatdata får företaget ett bättre underlag för beslut.
Slutligen är klimatdata en del av den bredare utvecklingen mot en mer transparent ekonomi. Att arbeta strukturerat med klimatdata stärker företagets varumärke och visar att man agerar ansvarsfullt.
Vad räknas som klimatdata?
Klimatdata omfattar all information som behövs för att beräkna företagets klimatpåverkan. Det innefattar data om energianvändning, utsläpp från transporter, inköp av varor och tjänster samt avfall. Klimatdata används ofta för att beräkna utsläpp i tre kategorier, så kallade Scope 1, Scope 2 och Scope 3.
Scope 1 är utsläpp från företagets egna fordon och maskiner.
Scope 2 är utsläpp från köpt energi som el, värme och kyla.
Scope 3 är utsläpp från företagets värdekedja, till exempel transporter, inköp, tjänsteresor och avfall.
Små företag behöver inte alltid beräkna alla delar, men att känna till grunderna gör det lättare att svara på kundernas frågor och skapa en enkel rapport.
Hur mycket data behöver små företag samla in?
Små företag behöver inte samma detaljnivå som stora företag. Målet är att samla den data som behövs för att skapa en enkel och korrekt bild av företagets klimatpåverkan. De vanligaste datatyperna för små företag är:
- energiförbrukning
- tjänsteresor
- pendling
- transporter
- avfall
- inköp av varor och tjänster
Företag kan börja med de delar som är enklast att samla in och sedan utöka datan över tid. Det viktigaste är att komma igång, inte att samla allt på en gång.
Steg 1: Bestäm vilka data som behövs
Det första steget är att fastställa vilken typ av klimatdata som är relevant för verksamheten. För små företag är detta ofta energi, resor och inköp. En kontorsbaserad verksamhet har vanligtvis större fokus på energi och resor, medan ett produktionsföretag har fler utsläppskällor.
Följande frågor är ett bra startsteg:
- Vilka energikällor använder företaget?
- Vilka transporter sker?
- Vilka resor gör anställda?
- Vilka material eller tjänster köper företaget in?
- Hur mycket avfall genereras?
Genom att skapa en lista över utsläppskällor får företaget överblick över vilken data som behövs.
Steg 2: Samla in energidata
Energidata är ofta den lättaste delen att samla in, eftersom den finns i fakturor eller i fastighetsägarens sammanställningar. Den mest centrala informationen är elförbrukning, fjärrvärme och eventuellt gas.
Det viktigaste är att samla data för hela verksamheten under ett kalenderår. Små företag kan ofta hämta datan direkt från sitt elbolag eller hyresvärd. Datan kan anges i kilowattimmar för el och värme samt i kubikmeter eller liter för bränslen.
Om företaget använder solceller eller annan egenproducerad energi bör detta inkluderas, eftersom det påverkar beräkningen av nettouppvärmning och utsläpp.
Steg 3: Samla in data om tjänsteresor
Tjänsteresor kan vara en av de större utsläppskällorna för små företag, särskilt inom tjänstesektorn. Data om resor kan samlas in från reseräkningar, kreditkortsutdrag eller bokningssystem.
För flygresor behövs information om sträcka och ibland om biljettklass. För bilresor behövs körda kilometer. För tåg och buss räcker ofta antalet kilometer eller biljetter.
För små företag är det ofta enklast att samla resedata genom att be anställda rapportera sina resor i en enkel mall. Målet är att få en rimlig uppskattning av volym, inte en exakt vetenskaplig siffra.
Steg 4: Samla in transportdata
Små företag som använder transporttjänster behöver samla data om leveranser och frakter. Detta kan omfatta pakettransporter, bud, inleveranser av material eller kundleveranser.
Transportörer kan ofta lämna ut rapporter med antal kilometer eller vikt per leverans. Om detta inte finns kan företaget uppskatta baserat på avstånd och antal transporter.
Transportdata är ofta en del av Scope 3 och behöver bara rapporteras om det är relevant för verksamheten.
Steg 5: Samla in data om inköp
Inköp av varor och tjänster är en av de största utsläppsposterna för många företag, särskilt inom produktion och handel. Detta omfattar allt från råvaror till kontorsmaterial. För små företag kan det vara svårt att samla detaljerad data, men man kan börja med de största inköpskategorierna.
Exempel är:
- material
- maskiner
- underleverantörer
- konsulttjänster
- utrustning
I början kan företaget använda kostnadsdata som grund. Det innebär att företag använder utgiftsnivåer som proxy för utsläpp. Detta ger ingen exakt bild men är tillräckligt för en förenklad rapport.
Steg 6: Samla in data om avfall
Avfall är en mindre utsläppskälla för många små företag men kan ändå vara viktig i vissa branscher. Avfallsdata kan samlas in från avfallsbolag eller genom uppskattningar baserade på volym eller vikt.
Det viktiga är att kategorisera avfallet i exempelvis restavfall, återvinning eller farligt avfall. Detta gör det möjligt att förstå företagets resurshantering.
Steg 7: Dokumentera metoder och antaganden
Små företag behöver dokumentera hur datan har samlats in. Det handlar inte om att skapa avancerade rapporter utan om att vara transparent. Dokumentationen bör beskriva:
- var datan kommer från
- vilka antaganden som gjorts
- vilka delar som är uppskattade
- hur ofta datan samlas in
Detta skapar trovärdighet och gör det lättare att uppdatera rapporten nästa år.
Steg 8: Beräkna utsläpp
När datan är insamlad kan företaget beräkna sina utsläpp. Detta görs genom att multiplicera data med utsläppsfaktorer. Utsläppsfaktorer är siffror som anger hur mycket koldioxid som genereras per kilowattimme, per kilometer, per liter eller per krona.
Små företag behöver inte göra avancerade beräkningar. Ett digitalt verktyg som Klimatio kan automatisera detta genom att använda korrekta utsläppsfaktorer och skapa färdiga rapporter.
Steg 9: Analysera och tolka data
När utsläppen är beräknade är nästa steg att analysera resultaten. Företaget bör ställa sig frågor som:
- vilka utsläppskällor är störst
- vilka åtgärder kan minska utsläppen
- hur förändras utsläppen över tid
Detta hjälper företaget att prioritera och skapa en hållbarhetsplan.
Steg 10: Använd klimatdata i rapportering och strategi
Klimatdata ska inte endast användas för rapportering. Den ska användas för att utveckla företagets strategi. Genom att synliggöra energikostnader, resmönster och inköp blir det möjligt att fatta bättre beslut.
Små företag kan använda klimatdata för att:
- sätta klimatmål
- minska kostnader
- välja leverantörer
- förbättra arbetsrutiner
- öka attraktiviteten vid anbud
Klimatdata är därför både ett rapporteringsverktyg och ett affärsverktyg.
Hur ofta ska klimatdata samlas in?
Små företag bör samla in klimatdata minst en gång per år, vanligtvis inför hållbarhetsrapporten. Företag med mer omfattande verksamhet kan behöva samla data kvartalsvis eller månadsvis.
Årlig datainsamling är tillräckligt för de flesta små företag och skapar en bra grund för rapportering och uppföljning.
Vanliga misstag små företag gör
Många företag gör misstag när de samlar in klimatdata för första gången. Det vanligaste är att man samlar in för mycket data eller försöker göra processen mer komplicerad än den behöver vara. Det är bättre att börja enkelt och bygga vidare.
Ett annat misstag är att data saknar struktur. Genom att använda samma metod varje år blir rapporteringen enklare och mer konsekvent.
Ett tredje misstag är att inte dokumentera antaganden. Transparens är viktigare än perfektion.
Det sista misstaget är att vänta för länge med att börja. Kundkrav och lagkrav ökar snabbt, och företag som kommer igång tidigt ligger steget före.
Hur verktyg som Klimatio kan förenkla processen
Digitala verktyg som Klimatio gör klimatdata lättare att hantera. Plattformen guidar användaren genom dataflöden, hjälper till att samla in rätt uppgifter och gör automatiska beräkningar baserat på erkända utsläppsfaktorer. Resultatet blir en komplett rapport som kan användas i upphandlingar, kunddialoger och hållbarhetskommunikation.
För små företag kan ett sådant verktyg göra skillnaden mellan att komma igång och att fastna i komplexitet.
Sammanfattning
Att samla in klimatdata är en central del av hållbarhetsrapportering för små företag. Det handlar om att förstå utsläppskällor, samla grundläggande data och strukturera informationen så att den kan användas i rapportering och affärsutveckling.
Små företag bör fokusera på energi, resor, transporter, inköp och avfall. Datan behöver inte vara perfekt, men den ska vara transparent och representativ. Genom att använda digitala verktyg och följa en enkel process kan företag skapa en strukturerad och professionell klimatprofil utan att det kräver stora resurser.
