När små och medelstora företag börjar arbeta med hållbarhetsrapportering enligt VSME uppstår snabbt en praktisk fråga: vilken data behöver vi faktiskt samla in? Många fastnar här och riskerar antingen att samla in för lite, vilket gör rapporten ytlig, eller för mycket, vilket skapar onödigt arbete. VSME-standarden är framtagen för att vara proportionerlig och praktisk och fokuserar därför på datapunkter som är relevanta, möjliga att ta fram och användbara i vardagen.

Den här artikeln går igenom vilka datapunkter som normalt ingår i en VSME-rapport, hur detaljerade de behöver vara och hur små företag kan börja på rätt nivå utan att bygga komplexa system.

Vad menas med datapunkter i VSME?

Med datapunkter avses både kvantitativ och kvalitativ information som beskriver företagets påverkan, arbetssätt och ambitioner inom hållbarhet. Det kan handla om siffror, uppskattningar, beskrivningar av processer eller enkla indikatorer.

VSME ställer inte krav på avancerad mätning eller verifiering. Fokus ligger istället på rimlighet, transparens och konsekvens över tid.

Grundprinciper för datainsamling enligt VSME

Innan vi går in på specifika datapunkter är det viktigt att förstå några grundprinciper som genomsyrar VSME.

Datainsamlingen ska vara proportionerlig i förhållande till företagets storlek och verksamhet. Den ska bygga på tillgänglig information snarare än avancerade beräkningar. Det är viktigare att data är konsekvent och begriplig än exakt.

VSME uppmuntrar företag att börja enkelt och fördjupa rapporteringen över tid i takt med att behov och krav ökar.

Företagsrelaterade datapunkter

Alla VSME-rapporter bör innehålla grundläggande information om företaget. Dessa datapunkter sätter kontexten för resten av rapporten.

Typiska datapunkter är företagets namn, organisationsform och verksamhetsbeskrivning. Antal anställda är ofta relevant, liksom geografisk närvaro. Även bransch och huvudsakliga produkter eller tjänster bör framgå.

Denna information är oftast redan tillgänglig och kräver ingen ny datainsamling.

Datapunkter kopplade till miljö och klimat

Miljö- och klimatdata är ofta det område som upplevs som mest krävande. VSME gör det dock möjligt att hålla detta på en hanterbar nivå.

Vanliga datapunkter inkluderar energianvändning, till exempel el och uppvärmning. Det räcker ofta att ange total energiförbrukning eller kostnad som proxy om exakta siffror saknas.

Resor och transporter är en annan vanlig datapunkt. Här kan företag beskriva omfattningen av tjänsteresor, typ av transportmedel och eventuella åtgärder för att minska påverkan.

Utsläpp kan anges på en översiktlig nivå. Många små företag börjar med uppskattningar eller kvalitativa beskrivningar av de största utsläppskällorna istället för exakta beräkningar.

Avfall, återvinning och materialanvändning kan också vara relevanta datapunkter, särskilt för verksamheter med fysisk produktion eller logistik.

Sociala datapunkter

Den sociala dimensionen i VSME handlar främst om arbetsmiljö, medarbetare och grundläggande ansvar.

Vanliga datapunkter är antal anställda uppdelat på heltid och deltid. Uppgifter om sjukfrånvaro eller personalomsättning kan inkluderas om de finns tillgängliga.

Arbetsmiljöarbete kan beskrivas genom kvalitativa datapunkter, såsom rutiner för säkerhet, trivsel och dialog med medarbetare. Jämställdhet och inkludering kan också beröras, till exempel genom könsfördelning eller policybeskrivningar.

Kompetensutveckling är ytterligare ett område där datapunkter kan vara enkla, som antal utbildningstimmar eller beskrivning av satsningar.

Datapunkter inom styrning och ansvar

Styrningsrelaterade datapunkter fokuserar på hur hållbarhetsarbetet leds och förankras i organisationen.

Här kan datapunkter vara vem som ansvarar för hållbarhetsfrågor, om det finns interna riktlinjer eller policyer och hur beslut fattas. För många små företag räcker det med en beskrivning av ansvarsfördelning och arbetssätt.

Affärsetik, regelefterlevnad och riskhantering kan beskrivas kvalitativt, utan att detaljerade system behöver finnas på plats.

Mål och uppföljning som datapunkter

VSME uppmuntrar företag att sätta mål, men dessa behöver inte vara komplexa eller långsiktiga.

Datapunkter här kan vara formulerade mål inom exempelvis energianvändning, arbetsmiljö eller leverantörsarbete. Det viktiga är att målen är relevanta och möjliga att följa upp.

Uppföljning kan ske genom enkla jämförelser över tid eller beskrivningar av genomförda åtgärder.

Vad är frivilligt och vad är rekommenderat?

En central del i VSME är att skilja mellan rekommenderade och frivilliga datapunkter. Rekommenderade datapunkter är sådana som ger rapporten substans och trovärdighet. Frivilliga datapunkter kan användas för att fördjupa rapporten eller möta specifika krav från kunder eller samarbetspartners.

Små företag bör prioritera de datapunkter som är mest relevanta för den egna verksamheten och de intressenter man vill kommunicera med.

Vanliga misstag vid datainsamling

Ett vanligt misstag är att försöka samla in för mycket data direkt. Detta leder ofta till att rapporteringen blir tung och svår att underhålla.

Ett annat misstag är att fokusera på exakta siffror istället för tydliga beskrivningar. I VSME är transparens viktigare än precision.

Många företag glömmer också att dokumentera avgränsningar och antaganden, vilket kan göra data svår att tolka i efterhand.

Hur små företag kan börja enkelt

Ett bra sätt att börja är att inventera vilken data som redan finns tillgänglig i organisationen. Ekonomisystem, elräkningar, reseräkningar och HR-information är ofta tillräckliga för att täcka många datapunkter.

Därefter kan företaget komplettera med kvalitativa beskrivningar där siffror saknas. Detta är fullt acceptabelt enligt VSME.

Genom att arbeta iterativt kan rapporteringen förbättras över tid utan att bli övermäktig från start.

Hur Klimatio stödjer datainsamlingen

Att samla in och strukturera datapunkter manuellt kan vara tidskrävande. Klimatio är utvecklat för att guida små och medelstora företag genom VSME-processen och hjälpa till att identifiera vilka datapunkter som är relevanta utifrån verksamheten.

Plattformen samlar in data på rätt nivå, strukturerar informationen och gör det enklare att bygga en sammanhängande rapport utan att företag behöver tolka regelverk eller bygga egna mallar.

Sammanfattning

VSME-datapunkter ska vara relevanta, proportionerliga och möjliga att ta fram. Små och medelstora företag behöver inte samla in avancerad eller detaljerad data för att uppfylla VSME-standarden. Det räcker att fokusera på grundläggande miljö-, sociala- och styrningsrelaterade datapunkter och att vara tydlig med hur informationen har tagits fram.

Genom att börja enkelt och arbeta strukturerat kan företag skapa en hållbarhetsrapport som är både trovärdig och praktiskt användbar, samtidigt som grunden läggs för framtida utveckling av rapporteringen.