En väsentlighetsanalys är en av de viktigaste delarna i all modern hållbarhetsrapportering. Oavsett om företaget följer en förenklad modell, VSME eller mer avancerade standarder som ESRS är väsentlighetsanalysen utgångspunkten för vilka frågor som ska rapporteras, hur omfattande rapporteringen ska vara och vad som är relevant att prioritera i hållbarhetsarbetet.

Trots att det är ett centralt steg är det också ett av de mest missförstådda. Många små företag tror att en väsentlighetsanalys kräver avancerade modeller, stora mängder data eller konsulter. I praktiken är analysen ett strukturerat sätt att svara på två frågor: vilka hållbarhetsfrågor är viktigast för vårt företag och vilka hållbarhetsfrågor är viktigast för våra intressenter? När dessa två perspektiv vägs samman blir det tydligt vilka områden rapporteringen bör fokusera på.

Den här guiden förklarar steg för steg hur små företag kan göra en väsentlighetsanalys på ett enkelt och praktiskt sätt. Artikeln beskriver vad en väsentlighetsanalys är, varför den är viktig, hur man genomför den, hur den dokumenteras och hur den används i rapporteringen. Målet är att hjälpa små företag att skapa en robust, tydlig och användbar grund för sitt hållbarhetsarbete utan komplicerade metoder.

Vad är en väsentlighetsanalys?

En väsentlighetsanalys är en process där företaget identifierar, bedömer och prioriterar de hållbarhetsfrågor som är mest relevanta för verksamheten. Analysen utgår från både företaget självt och företagets omvärld. Det betyder att man bedömer vad som är viktigt för företagets långsiktiga utveckling och vad som är viktigt för företagets intressenter.

Traditionellt har väsentlighet handlat om finansiella frågor, men inom hållbarhet omfattar analysen även miljömässiga, sociala och styrningsrelaterade aspekter. För små företag handlar analysen om att skapa tydlighet och fokus. I stället för att försöka täcka allt ska företaget koncentrera sig på det som faktiskt gör störst skillnad.

I ESRS kallas detta dubbel väsentlighet. Det innebär att företaget ska väga in både hur företaget påverkar omvärlden och hur hållbarhetsfrågor påverkar företagets ekonomi och strategi. För små företag kan detta förenklas, men grundprincipen är densamma: en väsentlighetsanalys ska hjälpa företaget förstå vad som är viktigast.

Varför är väsentlighetsanalysen så viktig?

Det finns flera skäl till att väsentlighetsanalysen är en nyckelkomponent i hållbarhetsrapportering.

För det första ger den fokus. Små företag har begränsade resurser och kan inte arbeta med varje hållbarhetsfråga. Genom att identifiera det viktigaste undviker företaget att lägga tid på irrelevanta frågor.

För det andra ger den struktur. Analysen styr innehållet i rapporten och fungerar som en karta över vad företaget ska rapportera och varför.

För det tredje efterfrågas väsentlighet av kunder, upphandlare och banker. Dessa aktörer vill se att företaget arbetar strukturerat med hållbarhetsfrågor.

För det fjärde skapar analysen en tydlig koppling mellan hållbarhetsarbetet och företagets strategi. Det gör att arbetet inte blir isolerat utan integrerat i verksamheten.

Slutligen är väsentlighet ett krav i de flesta standarder. VSME, förenklad rapportering och ESRS bygger alla på att företaget börjar med en väsentlighetsanalys. Även små företag som inte följer en strikt standard har nytta av processen eftersom den ger tydlig riktning.

Hur omfattande behöver en väsentlighetsanalys vara?

För små företag ska analysen vara enkel och proportionerlig. Det är inte meningen att den ska vara lika komplex som hos stora företag. Det räcker ofta med:

• en lista över relevanta hållbarhetsområden
• en bedömning av betydelse för företaget
• en bedömning av betydelse för intressenter
• en prioritering av vilka frågor som är mest väsentliga

Det viktiga är inte mängden dokumentation, utan kvaliteten på slutsatserna. För små företag är det fullt tillräckligt att dokumentera processen i några sidor text eller en enklare tabell. Det viktigaste är att resultatet är logiskt, begripligt och tydligt.

Steg 1: Identifiera relevanta hållbarhetsfrågor

Det första steget är att identifiera vilka hållbarhetsfrågor som kan vara relevanta för företaget. Det innebär att skapa en lista över potentiella områden. Listan behöver inte vara perfekt, utan ska fungera som en utgångspunkt för prioritering.

Vanliga hållbarhetsfrågor inom miljö är energi, klimatpåverkan, avfall, transporter och användning av resurser.

Inom sociala frågor kan arbetsmiljö, hälsa och säkerhet, mångfald, utbildning, leverantörsansvar och mänskliga rättigheter vara relevanta.

Inom styrning handlar det ofta om etik, rutiner, riskhantering, policys och strukturer för beslutsfattande.

Små företag behöver inte inkludera alla potentiella områden, utan bara de som rimligen kan vara relevanta för verksamheten.

Steg 2: Bedöm påverkan på verksamheten

Det andra steget är att bedöma hur viktiga dessa frågor är för företaget självt. Detta kallas den affärsmässiga väsentligheten. Den handlar om vilka hållbarhetsfrågor som kan påverka företagets ekonomi, verksamhet, risker, tillväxt eller framtida konkurrenskraft.

Frågor att ställa är:

• Påverkar detta vår lönsamhet?
• Skapar detta risker eller kostnader?
• Kan detta påverka våra kunder?
• Kan detta påverka vår konkurrenskraft?
• Påverkar detta vårt varumärke?

Små företag gör ofta denna bedömning utifrån erfarenhet. Till exempel kan höga energikostnader vara en viktig fråga för en tillverkare, medan en konsultverksamhet har större fokus på arbetsmiljö och personal.

Steg 3: Bedöm betydelsen för intressenter

Det tredje steget är att bedöma vad intressenterna bryr sig om. Intressenter kan vara kunder, anställda, leverantörer, samarbetspartners, banker eller samhälle. För små företag är det ofta kunderna som är viktigast.

Frågor att ställa är:

• Vilka hållbarhetsfrågor lyfter våra kunder?
• Vilka frågor kan påverka upphandlingar?
• Vad vill anställda se i arbetsmiljö och rutiner?
• Vilken information vill banker eller investerare ha?

Intressenternas behov kan identifieras genom dialog, intervjuer, enkla enkäter eller genom att läsa kundkrav. Ofta räcker det med att använda befintlig kunskap och dokumentera den.

Steg 4: Prioritera och välj väsentliga frågor

Det fjärde steget är att väga samman företagets perspektiv och intressenternas perspektiv. De frågor som hamnar högt i båda perspektiven är väsentliga. Dessa ska vara huvudfokus i hållbarhetsrapporten och i företagets långsiktiga hållbarhetsarbete.

En vanlig metod är att placera frågorna i en enkel matris där ena axeln representerar påverkan på företaget och andra axeln påverkan på intressenter. De frågor som hamnar i övre högra hörnet är de mest väsentliga.

För små företag behöver matrisen inte vara avancerad. En strukturerad lista med prioriteringar är helt tillräckligt.

Steg 5: Dokumentera processen

ESRS kräver detaljerad dokumentation, men små företag behöver en förenklad och begriplig version. Dokumentationen bör innehålla:

• vilka frågor som identifierades
• hur bedömningen gjordes
• vilka intressenter som beaktades
• resultatet av bedömningen
• vilka frågor som valdes som väsentliga
• varför dessa frågor är viktiga

Dokumentationen ska göra det möjligt för läsaren att förstå hur företaget kom fram till sina prioriteringar.

Steg 6: Koppla analysen till rapporten

Den färdiga väsentlighetsanalysen styr vad som ska ingå i företagets hållbarhetsrapport. Om analysen exempelvis visar att energi, klimatpåverkan, arbetsmiljö och etik är de viktigaste områdena ska rapporten fokusera på just dessa frågor. Det gör att rapporten blir relevant, fokuserad och läsarvänlig.

Det är också viktigt att beskriva väsentlighetsanalysen i rapporten. Beskrivningen behöver inte vara lång, men bör inkludera metod, resultat och en sammanfattning av prioriteringarna.

Steg 7: Uppdatera analysen årligen

Behoven och frågorna förändras över tid. Kundförväntningar, branschkrav, regler och interna risker utvecklas. Därför bör väsentlighetsanalysen uppdateras minst en gång per år. Det behöver inte vara en fullständig genomgång, men en årlig översyn är nödvändig för att hålla rapporteringen aktuell.

Små företag kan också välja att uppdatera analysen när det sker större förändringar i verksamheten, exempelvis vid expansion, lansering av nya produkter eller förändringar i leverantörskedjan.

Vanliga misstag i väsentlighetsanalyser

Många små företag gör liknande misstag när de gör sin första väsentlighetsanalys. Det vanligaste är att listan med hållbarhetsfrågor blir för omfattande, vilket gör analysen tung att genomföra. Fokusera i stället på det som faktiskt är relevant för verksamheten.

Ett annat misstag är att företag prioriterar frågor som är trendiga men inte relevanta. En fråga kan vara viktig i samhällsdebatten utan att vara relevant för just företaget.

En tredje vanlig utmaning är att intressenternas perspektiv glöms bort. Det är viktigt att fråga sig vad kunder, anställda och andra aktörer förväntar sig, eftersom rapporteringen ofta riktar sig till dem.

Ett sista misstag är bristande dokumentation. Även om analysen är enkel behöver processen dokumenteras för att ge rapporten trovärdighet.

Hur kan digitala verktyg förenkla väsentlighetsanalysen?

Verktyg som Klimatio kan göra väsentlighetsanalysen betydligt enklare. Plattformen guidar användaren genom processen, hjälper till att identifiera relevanta frågor, strukturerar bedömningen och dokumenterar resultatet. Detta sparar tid och gör det enklare för små företag att skapa en professionell analys utan förkunskaper.

Sammanfattning

En väsentlighetsanalys är grunden för all hållbarhetsrapportering, även för små företag. Analysen hjälper företaget att identifiera vad som är viktigast, skapa struktur i rapporteringen och visa kunder och intressenter att verksamheten arbetar strategiskt med hållbarhet. Processen kan göras enkel och praktisk genom att identifiera relevanta frågor, bedöma påverkan, involvera intressenter, prioritera och dokumentera resultaten.

Genom att arbeta strukturerat med väsentlighet kan företag lägga tid och resurser där det gör störst skillnad och samtidigt möta förväntningar från kunder, banker och samarbetspartners.