Att skapa en hållbarhetsrapport är något som allt fler små och medelstora företag behöver hantera — även om det ännu inte finns lagkrav för de flesta SME. Kunder, upphandlare, banker och partners börjar allt oftare efterfråga hållbarhetsdata, och företag som snabbt kan visa transparens står starkare i konkurrensen.

Men många småföretag fastnar direkt: Vad ska ingå? Vilken standard ska man följa? Hur mycket data behövs? Hur gör man rent praktiskt?

Den här guiden är utformad för att ge dig en tydlig, konkret och praktisk väg framåt — oavsett om du ska skapa företagets allra första hållbarhetsrapport eller förbättra den du redan har.

Att skapa en hållbarhetsrapport har blivit en central del av hur företag kommunicerar ansvar, transparens och långsiktighet. Även om de flesta små och medelstora företag i Sverige inte har lagkrav på hållbarhetsrapportering ökar efterfrågan snabbt från kunder, leverantörer, banker och samarbetspartners. Det är därför många mindre företag nu börjar rapportera frivilligt, inte för att de måste, utan för att det ger en tydlig konkurrensfördel. Hållbarhetsrapportering behöver dock inte vara komplicerat eller tidskrävande. Med rätt struktur och rätt metod kan även företag utan tidigare erfarenhet skapa en professionell och tydlig rapport.

Den här guiden är utvecklad för småföretagare, ledare och verksamheter som vill skapa sin första hållbarhetsrapport eller förbättra den rapportering de redan har.

En hållbarhetsrapport beskriver företagets påverkan på miljö, människor och samhälle, hur företaget arbetar med hållbarhet och vilka mål man sätter för framtiden. Det innebär att rapporten både blickar bakåt på det arbete som gjorts och framåt mot det som företaget planerar att förbättra. För små företag är det ofta tillräckligt att rapporten innehåller en tydlig beskrivning av verksamheten, en kort strategi, grundläggande miljödata, social information och enkel styrning. Detta gör att även mindre företag kan skapa en komplett rapport utan omfattande resurser eller expertkunskap.

Varför små företag bör rapportera även utan lagkrav

Även om hållbarhetsrapportering i dag främst är lagstadgad för stora företag enligt CSRD och ÅRL, finns det starka skäl för små företag att börja rapportera redan nu. Det handlar om affärsnytta, förväntningar och långsiktig konkurrenskraft.

Många större företag behöver idag rapportera sin värdekedja, vilket betyder att de efterfrågar hållbarhetsdata från sina underleverantörer. Om du levererar till större aktörer kommer du sannolikt att bli ombedd att lämna ESG-data, även om du är ett mindre företag. En tydlig rapport gör att du snabbt kan möta dessa krav och undvika att väljas bort i upphandlingar eller samarbeten.

Banker och finansaktörer har också börjat lägga större vikt vid hållbarhetsarbete i sina kreditbedömningar. Företag som kan visa upp en strukturerad rapport med tydliga riktlinjer står ofta starkare inför riskbedömningar och finansieringsbeslut.

För många små företag handlar det också om varumärkesbyggande. Kunder och intressenter väljer allt oftare företag som arbetar ansvarsfullt och transparent. En hållbarhetsrapport är därför ett viktigt verktyg för att visa att ni har kontroll, ambition och riktning.

Det finns med andra ord flera goda skäl att börja rapportera även utan lagkrav. Nästa steg är att förstå hur man faktiskt gör.

Steg 1: Definiera syfte och målgrupp

Det första steget är att fastställa syftet med rapporten. Syftet är viktigt eftersom det påverkar allt från struktur och omfattning till val av standard och ton. För små företag kan syftet vara att stärka varumärket, svara på kundkrav, delta i upphandlingar, skapa intern struktur eller förbereda sig för kommande krav.

Målgruppen är lika viktig. En rapport som riktar sig till kunder bör utformas annorlunda än en rapport som riktar sig till banker eller interna intressenter. Fundera på vilka som kommer att läsa rapporten och vad de främst vill veta om företaget. Detta hjälper dig att prioritera vad som ska ingå och vad som kan utelämnas.

Det är först när du vet både syftet och målgruppen som du kan börja forma rapportens innehåll.

Steg 2: Välj rapporteringsstandard

Små och medelstora företag kan välja mellan flera rapporteringsmodeller: en förenklad hållbarhetsrapport, den nya VSME-standarden eller den betydligt tyngre ESRS-standarden som hör till CSRD. Valet påverkar innehållet och mängden data du behöver samla in.

Den förenklade hållbarhetsrapporten är den vanligaste för SME. Den bygger på grundläggande ESG-principer men är flexibel och kräver inte att man följer en strikt mall. Den passar företag som vill skapa struktur och transparens men inte behöver följa formella EU-standarder.

VSME är EU:s nya frivilliga standard särskilt framtagen för små företag. Den är betydligt enklare än ESRS och innehåller färre datapunkter. Det gör den särskilt relevant för företag som deltar i upphandlingar eller som är leverantörer till bolag med högre rapporteringskrav. VSME kommer att bli en av de viktigaste standarderna för SME från 2025 och framåt.

ESRS används endast av företag som omfattas av CSRD. De flesta små företag faller inte inom denna kategori, och standarden är omfattande. Därför är ESRS sällan rätt val för mindre bolag, men det är viktigt att förstå skillnaderna för att välja rätt nivå.

Genom att välja rätt standard säkerställer du att rapporten blir lagom omfattande och uppfyller rätt förväntningar.

Steg 3: Genomför en väsentlighetsanalys

En väsentlighetsanalys handlar om att identifiera vilka hållbarhetsfrågor som är mest relevanta för ditt företag och dina intressenter. Poängen är att fokusera på det som verkligen betyder något i er verksamhet istället för att försöka täcka allt.

Börja med att lista de viktigaste frågorna inom miljö, sociala frågor och styrning. Bedöm sedan hur stor påverkan företaget har på varje fråga och hur mycket intressenter bryr sig om dem. Detta kan göras med en enkel bedömning av låg, medel eller hög prioritet.

För små företag omfattar väsentlighetsanalysen ofta områden som energianvändning, utsläpp, arbetsmiljö, leverantörsansvar och riskhantering. Analysen behöver inte vara avancerad, men den bör vara genomtänkt och gärna beskrivas kort i rapporten.

Steg 4: Samla in nödvändig data

När du vet vilka frågor som är väsentliga är det dags att samla in data. Det är här många företag fastnar, men för små företag är det ofta enklare än man tror.

Miljödata handlar vanligtvis om elförbrukning, uppvärmning, transporter, avfall och eventuella tjänsteresor. Klimatdata kan brytas ned i Scope 1, 2 och 3. De flesta små företag fokuserar främst på Scope 1 och Scope 2 eftersom Scope 3 ofta är mer komplext.

Social data handlar om arbetsmiljö, personalfrågor, sjukfrånvaro, mångfald och kompetensutveckling. Små företag kan ofta beskriva dessa delar kvalitativt och komplettera med grundläggande kvantitativa uppgifter.

Styrningsdelen omfattar policys, rutiner, riskhantering och företagets värdegrund. Denna del är ofta enklast att skriva eftersom den handlar om hur företaget arbetar snarare än specifik data.

Det viktigaste är att samla data som är korrekt, relevant och får rapporten att kännas trovärdig. Det krävs inte att allt är perfekt första gången. Målet är att börja och sedan förbättra processen över tid.

Steg 5: Strukturera och skriv rapporten

Nu är det dags att sammanställa rapporten. En bra hållbarhetsrapport för små företag kan följa denna struktur:

• En kort introduktion där du beskriver varför företaget rapporterar och hur rapporten tagits fram. Därefter följer en beskrivning av företaget, dess verksamhet, kunder och eventuella leverantörer. Detta skapar en kontext för läsaren.
• Företagets strategi och mål beskriver hur ni arbetar med hållbarhet och vilka ambitioner ni har. Målen behöver inte vara avancerade, men de ska vara tydliga och realistiska.
• Väsentlighetsanalysen beskriver vilka frågor ni har valt att fokusera på och varför dessa frågor är viktiga. Det kan räcka med en lista och kort motivering.
• Miljöavsnittet bör innehålla er energiuppföljning, klimatpåverkan, resor, avfall eller andra miljöfrågor som är relevanta. Försök hålla en tydlig struktur där siffror, text och eventuella diagram kompletterar varandra.
• Sociala frågor bör beskriva arbetsmiljö, personalstatistik, jämställdhet och eventuella risker. För små företag räcker en kombination av kvalitativ beskrivning och några centrala nyckeltal.
• Styrningsavsnittet visar hur företaget hanterar policys, risker och rutiner. Detta skapar trygghet och transparens.

Avsluta rapporten med era framtida mål och förbättringsområden. Det visar att ni arbetar långsiktigt och strukturerat.

Steg 6: Publicera och kommunicera rapporten

En hållbarhetsrapport ska inte ligga gömd i en mapp. Den bör publiceras på företagets webbplats, bifogas vid upphandlingar, skickas till samarbetspartners och användas i kreditbedömningar. Rapporten är en kommunikationsprodukt och bör användas aktivt.

Vanliga misstag när små företag skapar sin första rapport

Många mindre företag gör vanliga misstag som är enkla att undvika. Ett vanligt misstag är att samla in för mycket data och fastna i detaljer. Fokusera istället på det väsentliga. Ett annat misstag är att sakna en tydlig struktur, vilket gör rapporten svår att följa. Följ en logisk ordning och håll språket enkelt.

Ett tredje misstag är att blanda ihop standarder och tro att alla måste följa ESRS, vilket är helt fel för små företag. VSME eller en förenklad modell räcker i de allra flesta fall.

Ett fjärde misstag är att lägga för mycket tid på att skapa en perfekt rapport redan första året. En hållbarhetsrapport är en levande produkt som utvecklas över tid.

Ett sista misstag är att göra allt manuellt, vilket ofta leder till fel, ineffektivitet och merarbete. Med digitala verktyg går processen snabbare och kvaliteten blir högre.

Sammanfattning

Att skapa en hållbarhetsrapport för ett småföretag behöver varken vara svårt eller tidskrävande. Det viktigaste är att ha en tydlig struktur, välja rätt standard och fokusera på det som är relevant för just din verksamhet. Med rätt metod är det fullt möjligt att skapa en professionell rapport som stärker företagets konkurrenskraft och möter kundernas förväntningar.

Klimatio hjälper små och medelstora företag att skapa korrekta hållbarhetsrapporter snabbt, enkelt och i linje med EU:s krav. Med stöd för både förenklad rapportering, VSME och ESRS kan företag skapa en komplett rapport på bara några minuter.