ESRS är en central del av EU:s nya system för hållbarhetsrapportering. För företag som omfattas av CSRD är ESRS-standarderna obligatoriska att följa, men även företag som inte omfattas direkt kommer att påverkas av hur dessa standarder utformar framtidens rapporteringskrav.

ESRS blir därmed en viktig referenspunkt även för små och medelstora företag eftersom stora företag kommer att kräva mer detaljerad hållbarhetsinformation från sina leverantörer. Den här artikeln ger en tydlig och heltäckande introduktion till ESRS, varför standarderna skapades, hur de fungerar och vilken roll de spelar för både stora och små företag.

Målet är att du efter att ha läst artikeln ska förstå ESRS tillräckligt bra för att navigera i hållbarhetsrapporteringens struktur, veta hur standarderna är uppbyggda och kunna bedöma hur relevanta de är för ditt eget företag. Artikeln är skriven med fokus på små och medelstora företag som vill skapa ordning och struktur i sin rapportering, men utan behovet av att gå in i samma detaljnivå som stora koncerner.

Vad betyder ESRS?

ESRS står för European Sustainability Reporting Standards. Det är de officiella standarder som alla företag under CSRD måste använda för att rapportera sin hållbarhetspåverkan och sitt hållbarhetsarbete. ESRS är betydligt mer detaljerade än tidigare standarder och ska säkerställa att rapporteringen blir enhetlig, jämförbar och transparent i hela EU.

ESRS utvecklades av EFRAG, en europeisk rådgivande grupp inom redovisning och rapportering. Syftet är att skapa en gemensam struktur som företag i alla EU-länder kan använda för att rapportera om miljö, sociala frågor och styrning. Detta är inte bara ett administrativt krav utan ett försök att förändra hur företag arbetar strategiskt med hållbarhet.

Standarderna omfattar både generella krav som gäller alla företag och tematiska krav inom miljö, sociala frågor och styrning. Detta gör ESRS till ett omfattande och detaljerat ramverk som sätter mycket höga krav på datakvalitet, strategi, riskhantering och uppföljning.

Varför finns ESRS?

ESRS skapades eftersom tidigare rapporteringsramverk inte var tillräckligt enhetliga eller omfattande. Många företag rapporterade endast det de själva ansåg vara viktigt, vilket gjorde rapporterna svåra att jämföra och ofta otillräckliga för investerare och intressenter. Dessutom ökade risken för greenwashing, eftersom rapporterna inte behövde granskas av revisor eller följa standardiserade regler.

ESRS syftar till att lösa tre stora problem.

Det första problemet är bristande jämförbarhet. Med gemensamma standarder kan investerare, myndigheter och kunder utvärdera företags hållbarhet på ett liknande sätt som finansiell data.

Det andra problemet är bristande transparens. ESRS består av detaljerade upplysningskrav som ska göra det tydligt hur företag påverkar miljö och samhälle och vilka interna processer som finns.

Det tredje problemet är bristande kvalitet. ESRS-rapporter måste granskas av revisor, vilket höjer kvaliteten och trovärdigheten.

Det övergripande målet är att skapa en mer hållbar europeisk ekonomi genom att förbättra kvaliteten på den information som beslutsfattare använder.

Hur hänger ESRS ihop med CSRD?

CSRD är själva lagen som bestämmer vilka företag som måste rapportera och vilka generella regler som gäller. ESRS är de praktiska standarderna som beskriver exakt vad dessa företag ska rapportera. Man kan säga att CSRD är ramarna och ESRS är innehållet.

Alla företag som omfattas av CSRD måste följa ESRS i sin rapportering. ESRS är därmed obligatoriskt för stora företag, noterade företag och vissa koncerner. För små och medelstora företag som inte omfattas av CSRD är ESRS frivilligt, men det kan ändå vara värdefullt att förstå delar av standarderna eftersom stora kunder ofta efterfrågar liknande information.

ESRS är också nära kopplat till den globala utvecklingen inom hållbarhetsrapportering. Standarderna har jämförts och delvis harmoniserats med ISSB-standarder, vilket gör ESRS relevant även utanför EU.

Hur är ESRS uppbyggt?

ESRS är uppdelat i tre huvudgrupper: allmänna standarder, miljöstandarder och sociala standarder samt en grupp för styrning. Varje standard innehåller detaljerade upplysningskrav som beskriver vad företag måste rapportera.

Allmänna standarder (ESRS 1 och ESRS 2)

Dessa standarder gäller för alla företag oavsett bransch. ESRS 1 beskriver principerna för rapporteringen, som väsentlighet, struktur, dokumentation och krav på datakvalitet. ESRS 2 definierar vilka upplysningar som alltid måste ingå i en rapport, exempelvis strategi, risker, företagsmodell och styrning.

De allmänna standarderna är kärnan i ESRS eftersom de utgör grunden för hela rapporteringssystemet. Alla företag som rapporterar enligt ESRS måste uppfylla dessa krav.

Miljöstandarder (E1 till E5)

Dessa standarder fokuserar på miljöpåverkan och inkluderar områden som klimat, föroreningar, vatten, biologisk mångfald och cirkularitet. Den mest omfattande standarden är ESRS E1 som handlar om klimat och utsläpp.

Klimatstandarden kräver detaljerad rapportering om utsläpp i Scope 1, Scope 2 och Scope 3, klimatmål, omställningsplaner och strategier för att minska utsläpp. Detta är den del av ESRS som är mest resurskrävande och komplex, särskilt för företag som har stora indirekta utsläpp.

Sociala standarder (S1 till S4)

Dessa standarder behandlar social påverkan. Standarderna täcker frågor som arbetsmiljö, arbetstagare i värdekedjan, påverkan på konsumenter och påverkan på samhällen. Företag måste rapportera information som rör personalens trivsel, arbetsvillkor, mångfald, utbildning, risker och riktlinjer.

Social hållbarhet är ofta ett område där företag tidigare rapporterat sparsamt, vilket gör ESRS sociala standarder till ett viktigt framsteg för en mer heltäckande hållbarhetsrapportering.

Styrningsstandarder (G)

ESRS innehåller också standarder som rör styrning, etik, antikorruption, beslutsprocesser, ansvarsfördelning och interna kontrollsystem. Dessa standarder är centrala eftersom de visar hur företaget styr sina hållbarhetsrisker och möjligheter.

Vad innebär dubbel väsentlighet?

En av de viktigaste principerna i ESRS är dubbel väsentlighet. Den innebär att företag måste rapportera både hur verksamheten påverkar miljö och samhälle och hur hållbarhetsfrågor påverkar företagets ekonomi, risker och strategi.

Detta gör ESRS mer heltäckande än många andra standarder eftersom det ger en både inåtblickande och utåtblickande bild av hållbarheten.

Dubbel väsentlighet består av två delar.

Den finansiella väsentligheten handlar om vilka hållbarhetsrelaterade frågor som kan påverka företagets finansiella resultat, risker och möjligheter.

Den påverkan-väsentligheten handlar om hur företaget påverkar miljö, samhälle och människor.

För små företag är denna princip också relevant, även om den ofta kan förenklas i praktiken.

Hur mycket data krävs under ESRS?

ESRS är mycket detaljerat. Stora företag måste rapportera hundratals datapunkter och ofta även datakvalitet, metodik och osäkerheter. Företag måste beskriva både kvantitativ och kvalitativ information, sätta mål, följa upp utveckling och presentera riskbedömningar.

Detta innebär att ESRS är resurskrävande, särskilt för företag som saknar erfarenhet eller interna system. Därför har EU utvecklat förenklade standarder som VSME för mindre företag.

Små företag som inte omfattas av CSRD behöver sällan eller aldrig rapportera enligt ESRS, men det kan vara värdefullt att förstå vilka typer av data som efterfrågas, eftersom vissa större kunder kan begära samma uppgifter i förenklad form.

Hur påverkar ESRS små och medelstora företag?

Även om ESRS inte gäller direkt för de flesta små företag påverkar standarderna SME indirekt. Stora företag behöver data från sin värdekedja och kommer därför att efterfråga viss information även från mindre leverantörer.

Det vanligaste är att små företag kommer att få krav på att:

• rapportera sina utsläpp i Scope 1 och Scope 2
• beskriva hållbarhetspolicys och rutiner
• ge information om arbetsmiljö och sociala frågor
• förklara hur företaget identifierar och hanterar risker i värdekedjan
• visa hur företaget arbetar med klimatmål
  

  Det betyder inte att små företag måste skapa en full ESRS-rapport, men det innebär att de behöver ha ordning på grundläggande hållbarhetsdata.

Varför ska små företag inte försöka följa ESRS fullt ut?

ESRS är utvecklat för stora företag med komplex verksamhet och resurser att genomföra detaljerade analyser. Det är onödigt och ineffektivt för små företag att försöka följa ESRS eftersom:

• kraven är mycket omfattande
• databehoven är höga
• rapporteringen kräver avancerade processer
• revision är obligatorisk i ESRS-rapporter
• små företag inte omfattas av CSRD

Istället bör små företag använda enklare modeller som VSME, förenklad hållbarhetsrapportering eller verktyg som Klimatio, som guidar genom en anpassad process.

Vad är skillnaden mellan ESRS och VSME?

Skillnaden är stor och avgörande.

ESRS är obligatoriskt för företag under CSRD och innehåller hundratals krav.
VSME är frivilligt och anpassat för SME med färre än 50 anställda.

ESRS kräver revision.
VSME kräver ingen revision.

ESRS kräver detaljerad klimatdata, utsläpp och riskanalys.
VSME kräver endast grundläggande data och enklare uppföljning.

För små företag är VSME därför det naturliga valet. Klimatio bygger sin rapporteringslogik runt VSME så att företag kan rapportera enkelt, korrekt och affärsmässigt.

Hur börjar ett småföretag arbeta med ESRS-relaterad rapportering?

Det viktigaste är att börja med grunderna i hållbarhetsrapporteringen:

• identifiera vilka frågor som är relevanta
• samla grundläggande data
• skapa en enkel rapport
• sätta mål för kommande år
• använd ett verktyg som automatiserar processen

Det handlar alltså inte om att följa ESRS, utan om att skapa tillräcklig struktur för att möta kunders och leverantörers förväntningar.

Sammanfattning

ESRS är EU:s nya standarder som definierar hur företag ska rapportera hållbarhet enligt CSRD. Standarderna är omfattande och detaljerade och riktar sig främst till stora företag. Små företag omfattas inte direkt av ESRS, men påverkas indirekt genom ökade krav från kunder och samarbetspartners.

För små företag är det viktigaste att förstå grunderna i ESRS, men att använda enklare rapporteringsmodeller som VSME eller förenklad hållbarhetsrapportering. Med Klimatio får små och medelstora företag ett verktyg som gör processen lättare, mer strukturerad och helt anpassad efter deras behov.