För många små och medelstora företag är hållbarhetsrapportering fortfarande förknippat med lagkrav, stora organisationer och omfattande administration. Samtidigt möter allt fler företag frågor om klimatpåverkan, arbetsvillkor och ansvarstagande – trots att de inte omfattas av formella rapporteringskrav. Det är här frivillig hållbarhetsrapportering kommer in.

Den här artikeln förklarar vad frivillig hållbarhetsrapportering innebär, när den är relevant, varför den blivit affärskritisk för många företag och hur små företag kan rapportera på ett rimligt och proportionerligt sätt utan att skapa onödig komplexitet.

Vad menas med frivillig hållbarhetsrapportering?

Frivillig hållbarhetsrapportering innebär att ett företag väljer att rapportera om sitt hållbarhetsarbete trots att det inte finns ett direkt lagkrav. Rapporteringen sker på företagets egna villkor men följer ofta etablerade riktlinjer eller förenklade standarder för att skapa struktur och trovärdighet.

För små företag handlar frivillig rapportering inte om att uppfylla alla detaljerade krav som gäller för stora bolag, utan om att på ett tydligt sätt beskriva:

• hur verksamheten påverkar miljön
• hur företaget tar ansvar för medarbetare och samhälle
• hur verksamheten styrs etiskt och långsiktigt

Rapporten fungerar som ett kommunikationsverktyg snarare än ett regulatoriskt dokument.

Varför har frivillig rapportering blivit så viktig?

Det främsta skälet är att kraven på hållbarhetsinformation inte längre bara kommer från lagstiftning. De kommer från marknaden. Kunder, samarbetspartners, banker och upphandlare vill förstå vilka företag de gör affärer med.

Stora företag som omfattas av CSRD måste rapportera om hela sin värdekedja. Det innebär att de behöver hållbarhetsdata från sina leverantörer, även om dessa är små bolag. På så sätt blir frivillig rapportering i praktiken ett indirekt krav för många SME.

Utöver detta har hållbarhet blivit en konkurrensfaktor. Företag som kan visa transparens och struktur uppfattas som mer professionella, stabila och långsiktiga.

När räcker frivillig hållbarhetsrapportering?

För de flesta små och medelstora företag är frivillig hållbarhetsrapportering fullt tillräcklig. Så länge företaget inte omfattas av CSRD eller andra tvingande regelverk kan rapporteringen anpassas efter verksamhetens storlek, bransch och riskbild.

Frivillig rapportering räcker oftast när:

• företaget är ett små eller medelstort bolag
• det saknas lagkrav på formell hållbarhetsredovisning
• kraven främst kommer från kunder eller upphandlingar
• rapporten används som underlag i dialoger och affärer

I dessa fall är det viktigare att rapporten är tydlig, konsekvent och trovärdig än att den är extremt detaljerad.

När räcker inte frivillig rapportering?

Det finns situationer där frivillig rapportering inte längre är tillräcklig. Det gäller framför allt när företaget växer, ingår i större koncerner eller omfattas av nya regelverk.

Exempel på sådana situationer är:

• företaget passerar gränsvärden för CSRD
• företaget är ett dotterbolag till ett rapporteringspliktigt bolag
• företaget verkar i starkt reglerade branscher
• företaget möter mycket höga krav från investerare eller offentliga upphandlingar

I dessa fall behöver rapporteringen ofta bli mer formell och mer detaljerad.

Fördelar med att rapportera frivilligt

Frivillig hållbarhetsrapportering ger flera konkreta fördelar för små företag.

Den skapar struktur internt. Företaget får en tydlig överblick över sin påverkan, sina risker och sina förbättringsområden. Detta gör hållbarhetsarbetet mer konkret och mindre abstrakt.

Den stärker relationer externt. Kunder och samarbetspartners uppskattar företag som kan svara tydligt på hållbarhetsfrågor utan att behöva ta fram nya underlag varje gång.

Den minskar framtida stress. Företag som redan har en struktur på plats har mycket lättare att anpassa sig om kraven ökar i framtiden.

Den kan ge affärsfördelar. I upphandlingar och affärsdialoger är hållbarhet ofta en utslagsfaktor när pris och kvalitet är likvärdiga.

Hur skiljer sig frivillig rapportering från CSRD och ESRS?

Den stora skillnaden ligger i omfattning och detaljnivå. CSRD och ESRS är lagstyrda ramverk med hundratals datapunkter, krav på väsentlighetsanalys enligt dubbel materialitet och ofta extern granskning.

Frivillig rapportering för små företag är mer flexibel. Företaget kan fokusera på de frågor som är mest relevanta och använda förenklade metoder för datainsamling och beräkning.

Här fyller VSME en viktig roll. Den är framtagen för att fungera som en proportionerlig standard för små och medelstora företag som vill rapportera frivilligt men strukturerat.

Vad bör en frivillig hållbarhetsrapport innehålla?

En bra frivillig rapport för små företag innehåller vanligtvis följande delar:

• en kort beskrivning av företaget
• en sammanfattning av varför rapporten tagits fram
• en förenklad väsentlighetsbedömning
• grundläggande miljö- och klimatdata
• information om arbetsmiljö och sociala frågor
• beskrivning av styrning, etik och ansvar
• mål och planerade åtgärder

Rapporten behöver inte vara lång. Det viktiga är att den är tydlig och konsekvent.

Hur gör man frivillig hållbarhetsrapportering i praktiken?

För små företag är det viktigt att arbeta stegvis.

Första steget är att identifiera vilka hållbarhetsfrågor som är mest relevanta för verksamheten. Detta görs genom en enkel väsentlighetsanalys där man väger påverkan mot intressenters förväntningar.

Nästa steg är att samla in grundläggande data. För många företag handlar detta främst om energi, resor, inköp och arbetsmiljö. Det är bättre att ha uppskattad men dokumenterad data än att inte rapportera alls.

Därefter struktureras informationen i en rapport. Texten bör vara saklig, lätt att förstå och fri från överdriven marknadsföring. Transparens är viktigare än perfektion.

Slutligen bör företaget formulera några tydliga mål. Dessa behöver inte vara omfattande, men de visar att rapporteringen används som ett aktivt verktyg och inte bara som dokumentation.

Vanliga misstag vid frivillig rapportering

Ett vanligt misstag är att företag rapporterar för mycket. Många försöker täcka alla tänkbara hållbarhetsområden och tappar därmed fokus. Det är bättre att rapportera mindre men relevant.

Ett annat misstag är att rapporteringen blir inkonsekvent. Om metoder och antaganden inte dokumenteras blir det svårt att jämföra rapporter över tid.

Många företag gör också misstaget att skjuta upp rapporteringen i väntan på perfekta system. I praktiken är det bättre att börja enkelt och förbättra processen successivt.

Hur frivillig rapportering kan utvecklas över tid

Frivillig hållbarhetsrapportering är inte ett statiskt arbete. För många företag är den första rapporten relativt enkel. Med tiden kan rapporteringen utvecklas genom bättre data, tydligare mål och mer uppföljning.

Företag som arbetar strukturerat har ofta lättare att anpassa sig om kraven ökar. De har redan identifierat sina viktigaste frågor och vet var datan finns.

Digitala verktyg som stöd

För små företag är tid och resurser ofta den största begränsningen. Digitala verktyg kan därför spela en avgörande roll. Genom att använda en plattform som Klimatio kan företag arbeta med frivillig hållbarhetsrapportering på ett effektivt sätt.

Klimatio guidar användaren genom hela processen, säkerställer att rätt frågor ställs och att datan samlas in på ett strukturerat sätt. Resultatet blir en professionell rapport som kan användas i kunddialoger, upphandlingar och intern styrning.

Sammanfattning

Frivillig hållbarhetsrapportering är ett kraftfullt verktyg för små och medelstora företag. Den gör det möjligt att möta ökade krav från marknaden, stärka relationer med kunder och skapa bättre intern kontroll utan att omfattas av onödigt komplexa regelverk.

Genom att rapportera frivilligt, strukturerat och på rätt nivå kan små företag ta kontroll över sin hållbarhetskommunikation och samtidigt förbereda sig för framtida krav. Med rätt stöd och rätt ambitionsnivå blir hållbarhetsrapportering en möjlighet snarare än en börda.

Hur Klimatio kan hjälpa

Klimatio är byggt för att göra frivillig hållbarhetsrapportering enkel för små och medelstora företag. Plattformen bygger på VSME och guidar användaren från väsentlighetsanalys till färdig rapport. Resultatet är en tydlig, professionell och användbar hållbarhetsrapport utan onödig administration.

Vill du vara en av de första som testar Klimatio gratis? Registrera ditt intresse och ta nästa steg mot strukturerad hållbarhetsrapportering.