Dubbel väsentlighet är navet i CSRD och den metod som avgör vilka delar av hållbarhetsrapporteringen som blir obligatoriska för företaget. Trots att begreppet förekommit länge i akademi och rapporteringsramverk är det först med CSRD och ESRS som det blivit ett juridiskt krav inom EU.

För många företag är detta också den mest utmanande delen av arbetet, eftersom analysen både ska omfatta företagets påverkan på människor och miljö, och hållbarhetsfrågornas finansiella betydelse för företaget. Syftet med denna artikel är att ge en fullständig och praktisk genomgång av hur dubbel väsentlighet fungerar och hur analysen genomförs steg för steg.

Dubbel väsentlighet kombinerar två perspektiv: påverkan utåt och påverkan inåt. Det första perspektivet handlar om hur företagets aktiviteter påverkar klimat, biologisk mångfald, människor, samhällen, arbetsvillkor och andra hållbarhetsaspekter. Det andra perspektivet handlar om hur hållbarhetsfrågor kan leda till finansiella risker eller möjligheter för företaget, till exempel ökade kostnader, ändrade marknadsförutsättningar eller regulatoriska krav. Båda perspektiven måste analyseras och dokumenteras enligt ESRS.

Varför är dubbel väsentlighet central i CSRD?

Dubbel väsentlighet är grunden till hela rapporteringsstrukturen i ESRS. Utan analysen vet inte företaget vilka standarder och upplysningskrav som gäller. Detta är en fundamental skillnad från tidigare hållbarhetsramverk där företag ofta valde fritt vilka ämnen som skulle rapporteras. I CSRD är väsentligheten inte längre en valmöjlighet utan ett krav, och analysen måste vara spårbar, metodiskt korrekt och dokumenterad.

EU har valt dubbel väsentlighet eftersom företag både kan orsaka hållbarhetsrelaterade konsekvenser och påverkas av externa hållbarhetstrender. Ett tydligt exempel är klimatförändringar. Företag kan bidra till utsläpp och miljöpåverkan, vilket gör klimatet materiellt från ett påverkanperspektiv. Samtidigt kan klimatförändringar ge ökade kostnader, leverantörsrisker eller regleringsrisker, vilket gör det finansiellt materiellt. Denna dubbla syn på materialitet speglar verkligheten bättre än enbart ett finansiellt perspektiv.

De två dimensionerna: påverkan och finansiell väsentlighet

Påverkanperspektivet handlar om företagets faktiska eller potentiella konsekvenser för människor och miljö. Dessa kan vara positiva eller negativa, direkta eller indirekta, omedelbara eller långsiktiga. Här ingår utsläpp, avfall, arbetsvillkor, mänskliga rättigheter, biologisk mångfald och mycket mer. För att bedöma om en påverkan är väsentlig bedöms både allvarlighetsgrad och sannolikhet. ESRS beskriver detta som harm, severity och likelihood.

Finansiell väsentlighet handlar om hur hållbarhetsfrågor kan påverka företagets ekonomiska ställning, resultat eller framtida utveckling. Detta inkluderar både risker och möjligheter. Exempel är ökade kostnader för energi eller material, minskad efterfrågan, tillgång till kapital, leverantörsberoenden eller nya marknadsmöjligheter inom hållbara produkter och tjänster. En fråga blir finansiellt väsentlig när den kan ge en betydande ekonomisk effekt, oavsett om den är sannolik eller osannolik.

Så fungerar interaktionen mellan perspektiven

Det är vanligt att ett ämne är väsentligt i båda perspektiven. Klimatpåverkan, energi, utsläpp och arbetsvillkor är typiska exempel på dubbel väsentlighet. Men det är också vanligt att en fråga endast är väsentlig ur ett perspektiv. Ett företag kan till exempel inte ha någon signifikant direkt miljöpåverkan, men stå inför stora finansiella risker på grund av ny reglering, marknadsförändringar eller kundkrav. Det är därför viktigt att inte utgå från att de två perspektiven automatiskt leder till samma slutsatser.

CSRD förbjuder inte företag att fokusera på båda perspektiven även när bara ett av dem är väsentligt, men rapporteringskravet styrs av analysen. Ett område som bedömts som icke-väsentligt behöver inte rapporteras, men företaget måste kunna visa spårbart hur analysen kom fram till detta. Därför behövs en tydlig metodik och dokumentation.

Steg 1: Förbered analysen

Det första steget är att definiera syfte, omfång och metod. Företaget bör dokumentera hur processen kommer att genomföras, vilka personer som deltar och vilket beslutsunderlag som används. Det är viktigt att inkludera både interna och externa perspektiv. Interna deltagare kan komma från olika funktioner såsom verksamhetsledning, ekonomi, HR, produktion, inköp, hållbarhet och juridik. Externa källor kan vara kundkrav, myndighetskrav, branschdata eller internationella riktlinjer.

I detta steg bör man också identifiera företagets värdekedja, både uppströms och nedströms. Många väsentliga frågor ligger inte inom företagets egen verksamhet utan hos leverantörer eller användningen av produkter. Att kartlägga värdekedjan är därför centralt för en korrekt analys.

Steg 2: Identifiera relevanta hållbarhetsämnen

Nästa steg är att göra en bred identifiering av möjliga hållbarhetsämnen. ESRS innehåller ett omfattande antal ämnen inom miljö, sociala frågor och styrning. I praktiken bör företaget utgå från ESRS-listorna över datapunkter och upplysningskrav samt branschspecifika risker. Det är viktigt att inte börja sortera eller prioritera ännu. Målet i detta steg är att skapa en bred lista över alla potentiellt relevanta frågor.

Företaget bör även koppla ämnen till sin värdekedja. Exempelvis kan ett tjänsteföretag ha begränsad direkt miljöpåverkan men ändå vara kopplat till väsentliga utsläpp via leverantörer av IT-tjänster, resor eller inköpta varor. Genom en strukturerad kartläggning minimerar man risken att missa väsentliga ämnen.

Steg 3: Genomför bedömningen av påverkan

I detta steg analyseras allvarlighetsgrad, omfattning, reversibilitet och sannolikhet. ESRS beskriver fyra komponenter för att bedöma påverkan: hur allvarlig konsekvensen är, hur långvarig eller permanent effekten är, hur många som påverkas och hur sannolik påverkan är. Dessa kriterier används för att avgöra om ett ämne är väsentligt ur påverkanperspektivet.

Bedömningen kan göras genom workshops, intervjuer, enkäter eller interna analyser. Det är viktigt att involvera personer med kunskap om verksamheten och dess risker. Dokumentationen bör vara tydlig och visa hur varje ämne bedömts och varför.

Steg 4: Bedöm finansiell väsentlighet

Här analyseras hur hållbarhetsfrågorna kan påverka ekonomi, risk, intäkter, kostnader och tillgång till kapital. Detta inkluderar både regulatoriska aspekter och marknadsförändringar. Företag bör bedöma om ett ämne kan ge upphov till en betydande ekonomisk effekt. Det kan handla om ökade råvarupriser, kostnader för efterlevnad, förändrade kundkrav eller möjligheter inom hållbara produkter.

Finansiell väsentlighet är ofta mer komplex att bedöma än påverkanperspektivet eftersom det kräver scenarier, prognoser och förståelse för marknadsrisker. Företag behöver inte göra avancerade finansiella modeller men måste kunna visa på vilka antaganden som används och varför.

Steg 5: Jämför och sammanställ analysen

När båda perspektiven är färdigt bedömda ska resultatet jämföras. Ett ämne kan vara väsentligt i ett perspektiv eller båda. Företaget ska sedan sammanställa ett väsentlighetsdiagram eller en matris som visar både påverkan och finansiell väsentlighet. Denna matris är en central del av rapporteringen och grunden för vilka ESRS-standarder företaget måste följa.

Det är viktigt att dokumentera varför vissa ämnen inte anses väsentliga. Detta är ofta lika viktigt som att dokumentera de väsentliga ämnena. CSRD kräver inte rapportering om icke-väsentliga ämnen, men kräver tydlig motivering.

Steg 6: Besluta om vilka upplysningskrav som gäller

När de väsentliga ämnena är fastställda ska företaget koppla dem till relevanta ESRS-standarder. Varje standard innehåller specifika datapunkter som måste rapporteras. Om exempelvis klimat är väsentligt måste ESRS E1 följas. Om arbetsvillkor är väsentligt måste ESRS S1 följas. Företaget ska endast rapportera på de standarder som är väsentliga, men måste rapportera dem i sin helhet.

Detta steg kräver att företaget kan översätta väsentlighetsanalysen till praktiska krav. Många företag gör misstaget att rapportera för mycket, vilket skapar onödigt arbete. En korrekt väsentlighetsanalys gör rapporteringen både effektiv och relevant.

Steg 7: Dokumentera processen

CSRD kräver att hela analysen dokumenteras noggrant. Dokumentationen ska visa metod, deltagare, värdekedjans omfattning, datakällor, kriterier för bedömning och beslut. Detta blir en del av rapportens ”basis for preparation”. Revisorer kommer att granska processen, inte bara resultatet. Det är därför viktigt att ha en strukturerad dokumentation från dag ett.

Dokumentationen ska även inkludera planer för uppföljning, eftersom väsentligheten kan förändras över tid. Företag bör därför genomföra analysen årligen eller vid stora förändringar i verksamheten.

Steg 8: Implementera i verksamheten

Den sista delen handlar om att omsätta analysen i praktiskt hållbarhetsarbete. Det innebär att företag behöver definiera ansvar, datainsamling, mål, policyer och uppföljning. Väsentlighetsanalysen ska inte ses som en rapporteringsövning utan som ett styrningsverktyg. Det hjälper företaget att prioritera rätt områden och lägga resurser där det har störst påverkan.

Analysen bör också användas för att skapa intern förståelse och engagemang. När medarbetare förstår varför vissa hållbarhetsämnen är väsentliga blir det lättare att implementera förändringar och säkerställa datakvalitet.

Vanliga misstag i väsentlighetsanalysen

Ett vanligt misstag är att företag börjar med fördefinierade ämnen utan att göra en bred identifiering. Ett annat misstag är att blanda ihop påverkan och finansiell väsentlighet. Företag tenderar också att undervärdera värdekedjans roll, framför allt i scope 3-utsläpp och sociala frågor. Ett fjärde misstag är att använda för grova bedömningar utan tydliga kriterier. Detta leder till en analys som inte håller vid granskning.

Det är också vanligt att företag underskattar dokumentationskraven. CSRD kräver inte att analysen är perfekt, men att den är metodisk, spårbar och tydligt motiverad. Därför är det viktigare att ha en robust process än att ha ett perfekt resultat.

Hur Klimatio kan stötta processen

Klimatio är utvecklat för att skapa en strukturerad process kring väsentlighet. Verktyget guidar företag genom de steg som ESRS kräver och hjälper dem att dokumentera varje beslut. Det minskar tiden för analysen och gör det enklare för företag att följa standarder utan att själva behöva behärska alla tekniska detaljer.

Genom att automatisera delar av analysen och koppla resultatet direkt till datainsamling och rapportering skapas en röd tråd genom hela hållbarhetsarbetet. Detta gör det möjligt för företag att genomföra väsentlighetsanalysen både snabbare och mer korrekt, samtidigt som rapporteringen blir betydligt enklare.

Sammanfattning

Dubbel väsentlighet är det mest centrala kravet i CSRD. Det är genom denna analys som företaget avgör vilka ESRS-standarder som ska rapporteras och vilka hållbarhetsfrågor som är mest strategiskt viktiga. En korrekt genomförd analys kräver tydlig metod, bred identifiering av ämnen, strukturerad påverkan- och finansiell bedömning, samt spårbar dokumentation. Detta är inte bara en del av rapporteringen utan också ett verktyg för bättre styrning och affärsutveckling. Med rätt metodik och digitalt stöd blir dubbel väsentlighet en praktisk process som hjälper företag att fokusera på det som verkligen spelar roll.